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24 Jul 2014

A norma NBR 15906 e as vantagens da sua integração com a ISO 9001

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A norma NBR ISO 15906 – Gestão Empresarial para Serviços Notariais e de Protesto, estabelece os requisitos de sistema de gestão empresarial, para demonstrar a capacidade dos serviços notariais e de registro de gerir seus processos com qualidade, de forma a satisfazer as partes interessadas, atender aos requisitos legais, elementos de gestão socioambiental, saúde e segurança ocupacional, visando a excelência nos serviços.

Para sua implantação o delegatário deve aprovar uma estratégia documentada que estabeleça entre outros pontos, sua missão, visão e valores e/ou princípios guia, de forma que seus funcionários entendam as diretrizes do serviço. A estratégia documentada deve: ser difundida entre os funcionários, de forma que eles entendam como suas atividades devem estar alinhadas com a missão e a visão de futuro do serviço; ser atualizada em intervalos regulares, de forma a estar coerente com os propósitos do serviço; ser avaliada através de indicadores de desempenho mensuráveis, de forma que sua devida implementação se faça através de dados e fatos concretos; incluir comprometimento com a ética e a transparência nas relações, atendimento às leis e normas regulamentares, bem corno com a melhoria continua.

 

As ações do delegatário e de seus colaboradores devem refletir o comprometimento com os valores do serviço. Ele deve adotar uma prática de avaliação através de sua equipe de colaboradores, que deve se reunir em intervalos regulares, de forma a propagar e implementar a estratégia. Deve estabelecer um código de ética documentado para todos os colaboradores e criar metodologias para avaliação de seu cumprimento.

 

Ademais, o delegatário deve aprovar um canal de comunicação interno, de forma que informações referentes ao cumprimento das metas, ações de melhoria, comportamento ético, atendimento legal e difusão da estratégia sejam de conhecimento dos colaboradores. As relações funcionais, responsabilidades e autoridades de cada colaborador devem ser documentadas e conhecidas, de forma a deixar claros os níveis de execução e aprovação e a hierarquia. O delegatário deve se reunir em intervalos regulares com sua equipe e estabelecer um planejamento estratégico documentado para um período futuro determinado, levando em consideração processos chave. O delegatário deve garantir recursos adequados, incluindo os financeiros, para colocar em prática as ações necessárias definidas no planejamento estratégico.

 

A ISO 9001 Sistemas de Gestão da Qualidade é apropriada para qualquer organização, independente de tamanho ou setor, que busca a melhoria em seus processos, serviços e/ou produtos.

 

A ISO 9001 foi pensada para ser compatível e passível de integração com outras normas de sistemas de gestão, tal como a NBR 15906 - Gestão empresarial para serviços notariais e de protesto. Ambas as normas podem e devem ser integradas perfeitamente através de gestão integrada de seus processos. Estas normas possuem princípios comuns, bebem da mesma fonte, convergindo para um resultado maior sendo gerenciadas de forma integradas.

 

A NBR 15906 por ser específica para um segmento de mercado ganha corpo em implementação e avaliação de requisitos quando integrada com a ISO 9001. Esta integração fortalece o entendimento e a visão sistêmica da serventia em uma abordagem de processo. A gestão de um sistema integrado não é uma simples aplicação simultânea de diversos sistemas de gestão (ISO), trata-se se uma execução sinérgica entre os diversos sistemas de gestão com o intuito de otimizar ganhos e minimizar gastos e esforços.

 

A integração das normas ISO 9001 e NBR 15906 favorece a melhoria dos processos internos, melhor capacitação dos colaboradores, monitoramento do ambiente de trabalho, verificação da satisfação dos clientes, colaboradores e fornecedores, num processo contínuo de melhoria do sistema de gestão.

 

 

Fábio Rosa
Auditor APCER Brasil

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