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02 Jan. 2021

Testemunho do Instituto Português da Qualidade sobre a implementação e certificação da NP 4552:2016

O desafio de implementar e certificar um sistema de gestão da conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal, surgiu com o “3 em Linha - Programa para a Conciliação da Vida Profissional, Pessoal e Familiar 2018-2019”, lançado pelo XXI Governo Constitucional, e teve início com a inclusão de um objetivo estratégico no Quadro de Avaliação e Responsabilização do Instituto Português da Qualidade I.P. (IPQ) para 2019 e com a posterior assinatura do Pacto para a Conciliação.

Embora se tratasse de implementar um novo sistema de gestão, a verdade é que o IPQ já disponibilizava um conjunto de medidas de Conciliação aos/às seus/suas trabalhadores/as, e um dos primeiros desafios residiu precisamente na organização e sistematização da informação e práticas existentes, de modo a dar resposta aos requisitos da NP 4552:2016.

O processo de implementação teve assim início com o levantamento de todas as medidas de Conciliação existentes, tendo sido criada uma área na Intranet do Instituto onde esta informação se encontra disponível, sendo atualizada sempre que surgem alterações ou novas iniciativas.

Foi melhorado o sistema de recolha de sugestões, que passou a abranger as questões associadas ao sistema de gestão da conciliação, e que permite, a qualquer momento, acompanhar o tratamento e seguimento dados às oportunidades de melhoria identificadas.

Foram realizadas ações de sensibilização sobre o novo sistema de gestão, em que participaram o conselho diretivo, os dirigentes e os/as trabalhadores/as, e constituídos grupos de trabalho heterógenos, em cada Unidade Orgânica, para trabalhar os requisitos da norma associados à identificação das partes interessadas e às ações para tratar riscos e oportunidades. Um dos desafios trazidos pela NP 4552:2016 surgiu nesta altura, porque se partiu de um contexto organizacional, que se tem mantido relativamente estável ao longo do tempo, e de uma visão dos fatores que têm impacto no quotidiano do IPQ e na sua missão, centrada na satisfação das partes interessadas com base na qualidade dos serviços prestados, para uma análise que exigiu uma nova perspetiva sobre o conceito de vida profissional e como esta se relaciona com a esfera familiar e pessoal de cada um.

Foi proporcionada formação na NP 4552:2016 às pessoas que trabalharam diretamente na implementação da norma, sendo de destacar a qualificação de auditores e sua integração na Bolsa de Auditores Internos do IPQ, para a realização de auditorias internas ao novo sistema, a par com as realizadas ao sistema de gestão da qualidade.

A aquisição de competências técnicas na NP 4552:2016 mantém-se como um objetivo, uma vez que o IPQ pretende continuar a qualificar técnicos/as, quer para apoiar a manutenção do sistema de gestão integrado, quer para a realização de auditorias internas.

Ainda no que se refere aos desafios associados ao sistema de gestão da conciliação, talvez o maior se prenda com a natureza do IPQ enquanto Instituto Público já que, devido a obrigações legais e orçamentais, nem sempre é possível disponibilizar medidas que correspondam às expectativas das partes interessadas, nomeadamente, dos/as trabalhadores/as e suas famílias.

Para os bons resultados alcançados no processo de implementação da norma, contribuiu o facto do IPQ já deter a certificação NP EN ISO 9001:2015 e da NP 4552:2016 ter uma estrutura comum baseada no Anexo SL da International Organization for Standardization, o que facilitou, não só o cumprimento dos requisitos do novo sistema, mas também a integração dos dois sistemas de gestão.

Como benefícios da implementação da NP 4552:2016, importa referir, desde logo, o contributo dado para a melhoria do sistema de gestão da qualidade.

A já referida organização e sistematização das medidas existentes que, para além da sua importância a nível comunicacional, contribuiu para a confirmação da relevância das práticas e dos mecanismos disponíveis enquanto instrumentos de conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal dos/as trabalhadores/as, foi outra das mais valias associadas a todo o processo.

Salienta-se também o maior envolvimento dos/as trabalhadores/as no quotidiano organizacional, não só através do aumento da apresentação de sugestões de melhoria, mas também da participação voluntária em iniciativas de promoção do bem-estar laboral e de responsabilidade social, e em projetos piloto promoção da conciliação entre a vida profissional e familiar.

O aumento do trabalho em equipa, a melhoria da comunicação entre dirigentes e trabalhadores/as e um maior envolvimento entre ambos em projetos comuns, são também benefícios a destacar, com resultados evidentes na melhoria do clima organizacional.

O aumento do grau de satisfação dos/as trabalhadores/as, medido através de inquérito anual, é outra das vantagens que podemos associar à NP 4552, tendo os/as trabalhadores/as considerado que para tal contribuíram fatores como a sua valorização profissional, a oportunidade para desenvolver novas competências, a igualdade de oportunidades e a oportunidade para sugerir melhorias.

O IPQ passou também a comunicar a todas as partes interessadas externas, os princípios e valores nos quais baseia a sua conduta e orienta os seus objetivos, práticas e processos, bem como a divulgar as medidas de conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal, que já disponibiliza e/ou que desenvolve anualmente.

A certificação do sistema de gestão da conciliação é assim o corolário de uma estratégia há muito adotada pelo IPQ, suportada em objetivos que visam a consolidação do nível de satisfação de clientes internos, externos, trabalhadores/as e de outras partes interessadas, e cuja concretização é assegurada através da procura da satisfação das suas necessidades e expectativas, na qual se inclui a qualidade dos serviços prestados, do reforço das competências pessoais e profissionais dos/as trabalhadores/as, do aumento da sua motivação e do seu espírito de equipa, e da adoção de práticas e medidas que possibilitam a prossecução de objetivos em matéria de igualdade de género e de conciliação entre a vida profissional, familiar e pessoal, tal como preconizado na Política da Qualidade e da Conciliação do Instituto.

 

Ana Pinto

Gestora da Qualidade IPQ

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