Introdução
O grupo de práticas de auditoria, ISO 9001 Auditing Practices Group, ISO 9001 APG, é um grupo de trabalho do Comité Técnico da ISO 176, Gestão e Garantia da Qualidade, que tem como objetivo disseminar conhecimento e boas práticas sobre auditorias ISO 9001, a norma de requisitos do Sistema de Gestão da Qualidade.
Criado logo após a publicação da ISO 9001:2000, os primeiros papers foram essenciais para demonstrar a realização de auditorias baseada em processos, em vez da clássica e pouco construtiva abordagem de auditoria por requisitos. Seguiu-se brevemente a criação do grupo de boas práticas de auditoria de acreditação, o AAPG, e, mais recentemente, o ISO 14001 APG. A CT 80, a comissão técnica que espelha a ISO TC 176, tem vindo a traduzir e a disponibilizar os papers.
Neste artigo apresentamos o grupo, o seu modo de funcionamento e articulação com os outros grupos. Falamos das publicações mais recentes e próximas publicações. Finalmente convidamo-lo a interagir com o ISO 9001 APG.
Apresentação do Grupo
O Grupo de Práticas de Auditoria ISO 9001 é constituído como um grupo informal de especialistas em sistema de gestão da qualidade (SGQ), auditores e profissionais, provenientes do Comité Técnico ISO 176, Gestão da Qualidade e Garantia da Qualidade (ISO / TC 176) e do Fórum Internacional de Acreditação (IAF), tendo dois conveners, um pela ISO/TC 176 e outro pelo IAF, ambos co coordenando os trabalhos do ISO 9001 APG e do AAPG.
O objetivo do grupo é fornecer conselhos práticos, exemplos e conhecimentos técnicos, com a contribuição dos membros do grupo, a auditores de sistemas de gestão da qualidade, sobre como realizar auditorias. Estes podem ser propostos pelos seus membros para compartilhar conhecimentos sobre questões específicas ou serem despoletados por necessidades percebidas de esclarecimento sobre as práticas de auditoria para um determinado assunto.
Sendo direcionado para auditores de terceira parte, isto é, auditores de certificação, a sua leitura pode interessar a outras partes interessadas, tais como auditores internos e auditores de segunda parte (auditorias a fornecedores), auditores de organismos de acreditação, gestores da qualidade e de programas de auditoria, consultores e outros profissionais da qualidade. Os papers são também interessantes para outros profissionais da área de sistemas de gestão e de auditoria em geral.
O resultado do trabalho são recomendações e exemplos de práticas de auditoria, com um foco muito particular na abordagem por processos e no pensamento baseado em risco, publicamente disponíveis como papers no website da ISO - ver aqui.
A informação dada não está sujeita a um processo de consenso e não é formalmente subscrita pelo IAF nem pela ISO como constituindo uma interpretação formal, benchmark ou o modo preferencial de auditar a ISO 9001. Contudo, sendo os seus redatores um conjunto de auditores de terceira parte oriundos de todas as regiões do globo e com uma experiência relevante em auditorias ISO 9001, as suas orientações tem tido uma boa aceitação, sendo frequentemente usados e referenciados como materiais de treino em diversos programas de formação de auditores.
Os peritos são nomeados pelo ISO/TC176, seus subcomités, IAF e ISO/CASCO, com base no seu currículo, experiência em auditoria e disponibilidade de participar ativamente nos trabalhos do grupo, contribuindo com o seu conhecimento e expertise.
O Processo de Redação
Qualquer membro do grupo pode propor um tema, apresentando um texto. Pode ser proposto um novo paper ou a revisão e atualização de um texto existente. É nomeado um pequeno comité editorial, que revê e enriquece o texto com a sua perspetiva, sendo posteriormente colocado internamente para comentários por toda a task force, antes da sua publicação no website. O propósito é ter um processo ágil e rápido de publicação, permitindo ao mesmo tempo juntar um conjunto de contribuições diferentes sobre o mesmo tema, permitindo que todos os membros que se pronunciem antes da publicação, caso o pretendam, mas sem grandes delongas.
O processo de aprovação não requer uma votação formal pelos membros do IAF ou da ISO/TC 176, não tendo por isso a sua subscrição formal. Nenhum paper é definitivo, dado que reflete um conjunto de perspetivas diferentes, resultantes da aplicação prática e experiência dos redatores, nem sempre consistentes dado que aplicáveis num contexto que pode não ser generalizável a qualquer situação.
A aprovação interna é feita por consenso. Caso existam questões levantadas por algum membro do IAF ou da TC 176, as mesmas são analisadas pelo grupo e devidamente tratadas.
Tradicionalmente o grupo reúne presencialmente nas reuniões plenárias do ISO/TC 176 e anualmente numa das reuniões bianuais do IAF. Mais recentemente, tem vindo a reunir virtualmente de modo regular.
O Website
Figura 1 – website da ISO/TC 176
Os 42 papers estão agrupados em três temas, que apresentamos brevemente na tabela 1. Podem ser descarregados individualmente ou por temas, sendo de utilização livre, desde que a sua autoria seja devidamente referenciada à ISO, detentora dos seus direitos. Não podem ser reproduzidos no todo ou em parte sem a sua autorização.
Desde 2020 a página tem um campo notícias que indica os papers recentemente publicados. A ligação aos websites de papers traduzidos é agora mais visível.
Tabela 1
A APQ e o APG
A APQ, organismo de normalização setorial para a qualidade é a casa da CT 80 que, com a colaboração ativa e voluntária de muitos dos seus membros, tem vindo a traduzir os papers para português, disponibilizados na página eletrónica do IPQ, tendo dado prioridade aos papers sobre a ISO 9001. A página pode ser acedida pela ISO 9001 APG, sendo o português um dos três idiomas para os quais existem traduções, a par com o checo e o espanhol - ver aqui.
O APG, AAPG e o ISO 14001 APG
O APG foi criado após a publicação da ISO 9001:2000, quando alguns dos membros da ISO/TC 176, auditores e representantes de entidades certificadoras, muitos dos quais membros da IQNet, se aperceberam que existia uma abordagem muito centrada na auditoria por secções da norma, em detrimento da avaliação centrada na organização e nos seus processos, sentindo a urgência de corrigir práticas que comprometiam a adoção da ISO 9001:2000, a abordagem por processos e o ciclo PDCA. Dada a relevância e a boa aceitação dos mesmos foi entendimento da ISO/CASCO e do IAF que a mesma iniciativa deveria estender-se às auditorias de acreditação.
O grupo de boas práticas de auditoria de acreditação AAPG, tem tido o seu website radicado no website da ISO/TC 176, sendo ambos os grupos coordenados em conjunto pelos conveners designados pelo ISO/TC 176 e pelo IAF.
Os papers do AAPG versam temas relacionados com as normas e guias imanados pelo ISO/CASCO, o comité da ISO que lida com a avaliação da conformidade, como sejam a realização de testemunhos, competência de auditores, auditorias integradas, etc.
Mais recentemente a ISO/TC 207 o comité técnico da ISO de Gestão criou um grupo de práticas de auditoria para tratar temas específicos das auditorias ISO 14001 Sistemas de Gestão Ambiental. Requisitos. O APG foi então renomeado para ISO 9001 APG.
Os três grupos estão em diálogo para assegurar uma boa coordenação e colaboração, impedindo repetições e contradições, bem como explorar hipóteses de colaboração mútua em temas comuns. Outros comités técnicos estão a equacionar a criação de grupos similares, pelo que a coordenação e alinhamento vai ser cada vez mais relevante.
Trabalhos mais recentes
O APG foi coordenado até 2017 pelo Mr. Alex Ezrakhovich, da Austrália, que dinamizou o grupo durante quase duas décadas, tendo sido responsável pela permanente atualização dos papers e pela criação de novos papers, aquando da publicação da ISO 9001:2015.
Na transição, o grupo começou por analisar em que medida os papers ainda eram considerados relevante e utilizados pela comunidade de auditores. Para tal, efetuou em 2018 um inquérito aos organismos de normalização, de certificação e de acreditação. O estudo revelou a utilidade dos papers pelos seus utilizadores, enquanto um número considerável de respondentes os desconhecia. Muitos manifestaram a expetativa de terem novos papers sobre temas recentes. O inquérito revelou que muitos papers foram traduzidos sem que houvesse uma ligação oficial à ISO. Complementarmente, foram analisados dados sobre o acesso ao website desde o lançamento da ISO 9001:2015, que revelou um número apreciável e regular de utilizadores.
Concluiu-se que nem toda a mensagem contida nos papers era ainda relevante, e não estava suficientemente disseminada, havendo um papel a desempenhar pelo APG numa melhor disseminação e na prossecução dos trabalhos desenvolvidos.
Foi decidido proceder a uma melhor divulgação dos trabalhos do ISO 9001 APG, passando a comunicar amplamente na comunidade as novas publicações, através do IAF, da ISO/TC 176 e dos organismos de normalização, bem como uma comunicação ativa pelos seus membros em diferentes fóruns, como por exemplo a formação do Exemplar Global.
Esta divulgação reflete-se no número crescente de visitas e consultas dos papers e no crescente número de questões que têm vindo a ser colocadas.
Por sua vez os trabalhos do grupo têm prosseguido (ver tabela 2), destacando-se a revisão do paper relativo ao âmbito e aplicabilidade e o novo paper sobre a realização de auditorias remotas. Neste momento o grupo procedeu a uma análise dos trabalhos publicado tendo priorizado os que necessitam de ser revistos e atualizados.
Tabela 2
Interagir com o ISO 9001 APG
No website do APG todos são convidados a colocar as suas questões, ao secretário do APG. Mr. Charles Corrie para Este endereço de email está protegido contra piratas. Necessita ativar o JavaScript para o visualizar.. O feedback dos nossos leitores e a partilha dos seus problemas e dúvidas é fundamental para que a equipa do ISO 9001 APG possa melhor dirigir os seus esforços. Por seu lado, permite identificar dificuldades no processo de auditoria, informação relevante para a revisão periódica da ISO 9001. Convidamo-lo assim, a colocar todas as suas questões ao APG, o que pode fazer quer em inglês, quer em português.
Joana dos Guimarães Sá
Co-convener do ISO 9001 APG
Coordenador do GT 1 da CT80
APCER Development Executive Director
