Introducción
El grupo de prácticas de auditoría ISO 9001 Auditing Practices Group, ISO 9001 APG, es un grupo de trabajo del Comité Técnico de la ISO 176, Gestión y Garantía de calidad, que tiene como objetivo difundir conocimiento y buenas prácticas en relación con las auditorías ISO 9001, la norma de requisitos relativa a los Sistemas de Gestión de Calidad.
Creado tras la publicación de la ISO 9001:2000, los primeros «papers» fueron esenciales para mostrar cómo se deben realizar las auditorías basadas en procesos, en sustitución del clásico y poco constructivo enfoque de las auditorías por requisitos. Poco después se creó el grupo de buenas prácticas de auditoría de acreditación, el AAPG, y, más recientemente, el ISO 14001 APG. EL CT 80, la comisión técnica equivalente al ISO TC 176, está traduciendo y publicando los «papers».
A través de este artículo deseamos realizar la presentación del grupo, su modo de funcionamiento y su coordinación con el resto de grupos. Hablaremos de las publicaciones más recientes y de las que se van a realizar próximamente. Por último, le invitamos a interactuar con el ISO 9001 APG.
Presentación del Grupo
El Grupo de Prácticas de Auditoría ISO 9001 está formado por un grupo extraoficial de especialistas en sistemas de gestión de calidad (SGC), auditores y profesionales, procedentes del Comité Técnico ISO 176, Gestión de Calidad y Garantía de Calidad (ISO / TC 176), y del Foro Internacional de Acreditación (IAF), con dos «conveners», uno para el ISO/TC 176 y otro para el IAF, ambos coordinando conjuntamente los trabajos del ISO 9001 APG y el AAPG.
El objetivo del grupo es proporcionar consejos prácticos, ejemplos y conocimientos técnicos relativos a la realización de auditorías a auditores de sistemas de gestión de calidad, a través de la contribución de los miembros del grupo. Estos pueden ser propuestos por sus miembros para compartir conocimientos sobre cuestiones específicas o pueden surgir como consecuencia de necesidades percibidas de aclarar prácticas de auditoría en relación con un determinado asunto.
Al estar destinado a auditores de terceras partes, es decir, auditores de certificación, su lectura puede interesar a otras partes interesadas, como auditores internos y auditores de segunda parte (auditorías a suministradores), auditores de organismos de acreditación, gestores de calidad y de programas de auditoría, consultores y otros profesionales del sector de la calidad. Los «papers» resultan igualmente interesantes para otros profesionales del sector de los sistemas de gestión y de auditoría en general.
El trabajo ofrece como resultado recomendaciones y ejemplos de prácticas de auditoría, centrados particularmente en el enfoque por procesos y en el pensamiento basado en el riesgo, que se encuentran públicamente disponibles como papers en la página web de la ISO - ver aquí.
La información proporcionada no es sometida a un proceso de consenso y no es explícitamente suscrita por el IAF ni por la ISO a nivel de interpretación formal, «benchmark» o un modo preferente de auditar en aplicación de la ISO 9001. No obstante, dado que el conjunto de sus redactores está formado por auditores de tercera parte procedentes de todas las regiones del mundo y con una experiencia significativa en auditorías ISO 9001, sus orientaciones han tenido una buena aceptación, son utilizadas y referenciadas con frecuencia como material de entrenamiento en distintos programas de formación de auditores.
Los expertos son nombrados por el ISO/TC176, sus subcomités, IAF e ISO/CASCO, en función de su currículo, experiencia en auditoría y disponibilidad para participar activamente en los trabajos del grupo, contribuyendo con sus conocimientos y expertise.
El proceso de redacción
Cualquier miembro del grupo puede proponer un tema presentando un texto. Puede proponerse un nuevo «paper» o una revisión y actualización de un texto existente. Se nombra un pequeño comité editorial, que revisa y enriquece el texto desde su propia perspectiva, el cual a continuación es publicado internamente para comentarios de toda la «task force», antes de su publicación en la página web. El objetivo es disponer de un proceso ágil y rápido de publicación, lo que permite al mismo tiempo tanto combinar diversas contribuciones sobre un mismo tema como que todos los miembros se pronuncien, si así lo desean, antes de la publicación correspondiente, pero sin grandes demoras.
El proceso de aprobación no requiere una votación formal por los miembros del IAF o del ISO/TC 176, por lo que no se considera que recibe su suscripción formal. Ningún «paper» es definitivo, dado que refleja un conjunto de perspectivas diferentes resultantes de la aplicación práctica y de la experiencia de sus redactores, ni resultan siempre aplicables, ya que su coherencia se limita a un contexto y no se puede generalizar a cualquier situación.
La aprobación interna se realiza por consenso. En el caso de que existan cuestiones propuestas por algún miembro del IAF o del TC 176, estas son analizadas por el grupo y debidamente tratadas.
Tradicionalmente el grupo se reúne de manera presencial con ocasión de las reuniones plenarias del ISO/TC 176 y anualmente en una de las reuniones bianuales del IAF. Más recientemente, se están celebrando reuniones virtuales de manera regular.
La página web
Figura 1 – la página web del ISO/TC 176
Los 42 «papers» se agrupan en tres temas, que presentamos brevemente en la tabla 1. Se pueden descargar individualmente o por temas, y su utilización es libre, siempre que en su autoría se haga debida referencia a la ISO, como poseedora de sus derechos. No pueden ser reproducidos ni total ni parcialmente sin su autorización.
Desde 2020 la página dispone de una sección de noticias que informa de los «papers» recientemente publicados. Los enlaces a las páginas web de los «papers» traducidos es ahora más visible.
Tabla 1
El APG, AAPG y el ISO 14001 APG
El APG se creó tras la publicación de la ISO 9001:2000, cuando algunos de los miembros del ISO/TC 176, auditores y representantes de entidades certificadoras, muchos de ellos miembros de IQNet, se dieron cuenta tanto de que en las auditorías existía un enfoque muy centrado en las secciones de la norma, en detrimento de una evaluación orientada hacia la propia organización y sus procesos, como de que era urgente corregir prácticas que comprometían la adopción de la ISO 9001:2000, el enfoque por procesos y el ciclo PDCA. Dada la relevancia y la buena aceptación de estos, el ISO/CASCO y el IAF tomaron conciencia de que esa misma iniciativa debía ampliarse a las auditorías de acreditación.
La página web del grupo de buenas prácticas de auditoría de acreditación AAPG ha sido incluida en la página web del ISO/TC 176, y ambos grupos son coordinados globalmente por los «conveners» designados por el ISO/TC 176 y por el IAF.
Los «papers» del AAPG tratan de temas relacionados con las normas y guías publicadas por el ISO/CASCO, el comité de ISO que se encarga de la evaluación de la conformidad, los cuales pueden incluir testimonios, la competencia de los auditores, auditorías integradas, etc.
Más recientemente el ISO/TC 207, el comité técnico de la ISO de Gestión, creó un grupo de prácticas de auditoría para tratar temas específicos de las auditorías ISO 14001 relativas a los Sistemas de Gestión Medioambiental. Requisitos. A partir de ese momento el APG cambió su nombre por el de ISO 9001 APG.
Los tres grupos mantienen una comunicación constante entre sí para asegurar una buena coordinación y colaboración, con el fin de impedir repeticiones y contradicciones, así como para explorar hipótesis de colaboración mutua en temas comunes. Otros comités técnicos se plantean la creación de grupos similares, por lo que la coordinación y el alineamiento van a ser cada vez más importantes.
Trabajos más recientes
Hasta 2017 el australiano Alex Ezrakhovich se encargaba de la coordinación del APG, dando impulso al grupo durante casi dos décadas. Fue el responsable de la permanente actualización de los «papers» y de la creación de otros nuevos, con ocasión de la ISO 9001:2015.
Durante la transición, el grupo comenzó por analizar en qué medida los «papers» todavía eran considerados relevantes y utilizados por la comunidad de auditores. Para ello, en 2018 se llevó a cabo una encuesta entre los organismos de normalización, certificación y acreditación. El estudio reveló la utilidad de los «papers» para sus usuarios, mientras que un número considerable de encuestados los desconocía. Muchos se mostraron expectantes ante la posibilidad de publicación de nuevos «papers» sobre temas recientes. La encuesta reveló que muchos «papers» se tradujeron sin que presentasen una vinculación oficial con ISO. De manera complementaria, se analizaron datos sobre el acceso a la página web desde el lanzamiento de la norma ISO 9001:2015, que desveló un número apreciable y regular de usuarios.
Se concluyó asimismo que ni todo el mensaje contenido en los «papers» resultaba relevante, ni estaba lo suficientemente difundido, por lo que APG debía encargarse de fomentar la difusión y de continuar con el trabajo desarrollado.
Se decidió proceder a una mejor divulgación del trabajo del ISO 9001 APG informando ampliamente a la comunidad sobre las nuevas publicaciones, a través del IAF, del lSO/TC 176 y de los organismos de normalización, así como manteniendo una dinámica actividad de comunicación por parte de sus miembros en diferentes foros, como por ejemplo a través de la formación de Exemplar Global.
Esta mejor divulgación se refleja en el creciente número de visitas y consultas de los «papers» y en el número cada vez mayor de cuestiones planteadas.
Por su parte, el trabajo del grupo ha continuado (ver tabla 2), destacándose la revisión del «paper» relativo al ámbito y aplicabilidad, así como el nuevo «paper» sobre la realización de auditorías remotas. En la actualidad el grupo procede a un análisis de los trabajos publicados priorizando los que necesitan una revisión y actualización.
Tabla 2
Interacción con el ISO 9001 APG
En la página web del APG se invita a todos a plantear sus cuestiones al secretario del APG, el Sr. Charles Corrie, a través de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
El «feedback» por parte de nuestros lectores y su participación a través de la comunicación de sus problemas y dudas es fundamental para que el equipo del ISO 9001 APG pueda dirigir mejor sus esfuerzos. Por su parte, permite identificar dificultades en el proceso de auditoría, información fundamental para la revisión periódica de la norma ISO 9001. Así pues, le invitamos a plantear todas sus cuestiones al APG, tanto en inglés como en portugués.
Joana dos Guimarães Sá
Co-convener de la ISO 9001 APG
Coordinador del GT 1 del CT80
APCER Development Executive Director
