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24 Ago 2014

5S contribui para a Competitividade 5S contribui para a Competitividade

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Em 1997 fui indagado por um grande empresário do segmento de supermercados sobre a possibilidade de certificação do Programa 5S.

Buscando melhorias para estar preparado ao desafio de concorrer com um poderoso grupo, esse empresário delineou algumas estratégias e dentre elas a implementação da filosofia japonesa 5S, visando principalmente a redução contínua dos desperdícios em suas lojas e a ótima apresentação de seus produtos nas gôndolas e expositores.

 

A resposta que dei, naquela ocasião, foi objetiva: Não, ainda não existe esta possibilidade! O programa 5S não possui um modelo normativo!

 

O empresário me devolveu com outra pergunta: Então, por que você não cria uma norma? Diante dessa brilhante ideia, reuni esforços para que começasse a ser possível a certificação 5S, criando o modelo normativo CQT 5S e dando a ele o nome comercial de “5S Power”, para não se confundir com outros programas equivalentes, tal como o “8S”.

 

Em 2000, através da Editora Clube da Qualidade Total, lancei o primeiro modelo de Sistema de Garantia do Programa 5S, harmonizado, na época, com a norma NBR ISO 9001:1994.

 

Em 2004 este modelo ganhou uma grande transformação estrutural, visando a adequação e harmonização com a nova revisão da norma NBR ISO 9001:2000, mudando inclusive para Sistema de Gestão do Programa 5S’s e foi acrescentado um novo requisito: o senso de responsabilidade social, extraído da norma SA 8000 Gestão da Responsabilidade Social. Hoje, o modelo normativo está na versão 2012, harmonizado com a norma NBR ISO 9001:2008.

 

Este modelo pode ser certificado ou reconhecido por qualquer um dos diversos organismos de certificação de sistemas que atuam em nosso país, porém, ainda sem o aval das entidades de acreditação, tais como o INMETRO. Alias, foi realizada a primeira certificação mundial desse modelo normativo na Unimed Centro Oeste Paulista em Bauru - SP pela APCER no ano de 2013, ou seja, 13 anos após a sua primeira publicação.

 

Esse modelo normativo pode ser utilizado com muita facilidade em segmentos que não possuem a pressão mercadológica de uma ISO 9001, mas que gostariam de ter uma certificação de um sistema de gestão compatível e mais simplificado, como exemplo: supermercados, padarias, farmácias alopáticas, escritórios de contabilidade, atacadistas, imobiliárias, pequenas gráficas, restaurantes, etc.

 

Porém, nada impede que as grandes corporações e empresas já certificadas ISO 9001 busquem a certificação de seus programas 5S, tendo em vista que não foi feito para suprir a necessidade somente de pequenos negócios.

 

Para melhor entendimento desse modelo normativo, segue uma breve descrição de cada requisito do Sistema de Gestão do Programa 5S’s:
QUALIDADE IDEAL - MODELO PARA GESTÃO DO PROGRAMA 5S

 

Modelo CQT 5S: 2012
Brisot Consultoria & Treinamento

 

Os requisitos deste modelo são aplicáveis a todas as empresas e independe do tipo, tamanho, processos, produto ou serviço das mesmas.

 

5. Requisitos do Programa 5S

5.1 Documentação

5.1.1 Manual da Qualidade

 

A empresa deve estabelecer e manter um manual da qualidade que inclua:

 

O objetivo do sistema de gestão do Programa 5S, incluindo justificativas quando apropriado;

Os procedimentos documentados para o sistema de gestão do Programa 5S, ou referência aos mesmos.

 

 

5.1.2 Controle de Documentos

 

A empresa deve estabelecer e manter procedimento documentado para controle dos documentos referentes ao Programa 5S.

Os documentos devem ser analisados e aprovados antes de serem emitidos. Uma lista de controle deve ser utilizada para identificar a situação de atualização do documento.

Os documentos devem estar disponíveis para a sua utilização e os documentos não válidos ou ultrapassados devem ser retirados de circulação.

Os documentos que sofrerem alterações devem ser analisados e aprovados antes de serem emitidos novamente.

 

 

5.1.3 Controle de Registros

 

A empresa deve definir e documentar procedimento para identificar, ordenar, guardar, recuperar e manter os registros referentes ao Programa 5S.

Os registros devem ser legíveis e estar sob a forma de cópia física ou meios eletrônicos.

Os registros devem ser mantidos para demonstrar a aplicação e o desempenho do Programa 5S.

 

 

5.2 Responsabilidade da Direção

 

5.2.1 Comprometimento da Direção

 

A Direção da empresa deve fornecer evidências do seu comprometimento com o Programa 5S e com a melhoria contínua de sua eficácia mediante:

 

A comunicação da importância do Programa 5S na redução do desperdício e melhoria da qualidade dos produtos e serviços na empresa e para o cliente;

O estabelecimento de uma política de qualidade;

A garantia de que são estabelecidos os objetivos da qualidade;

A condução de análises periódicas do desempenho do Programa 5S na empresa;

A garantia da disponibilidade de recursos.

 

 

5.2.2 Política da qualidade

 

A Direção da empresa deve definir, documentar e divulgar sua política e objetivos para a qualidade, incluindo o seu comprometimento com o Programa 5S.

A política da qualidade deve ser compreendida, implementada e mantida por todos os funcionários da empresa.

 

5.2.3 Objetivos da qualidade

 

A Direção deve assegurar que os objetivos da qualidade são estabelecidos nas funções pertinentes da empresa e que os mesmos são mensuráveis e coerentes com a política da qualidade.

 

 

5.2.4 Responsabilidades

 

A Direção da empresa deve definir e documentar a responsabilidade, a autoridade e a inter-relação do pessoal que administra e desempenha atividades relacionadas com o Programa 5S.

 

 

5.2.5 Representante da Direção

 

A Direção da empresa deve designar um membro de sua equipe, o qual, independente de outras responsabilidades, deve ter responsabilidade e autoridade para:

 

Garantir a implementação e manutenção do Programa 5S na empresa;

Relatar o desempenho do Programa 5S à Direção da empresa para ser analisado.

 

 

5.2.6 Análise pela Direção

 

A administração da empresa deve analisar periodicamente o desempenho do Programa 5S para assegurar sua contínua adequação e eficácia em atender aos requisitos desta Norma, à política e aos objetivos da qualidade estabelecidos. Devem ser mantidos registros destas análises (ver 5.1.3).

 

5.3 Plano de Recursos

 

5.3.1 Provisão de recursos

 

A empresa deve planejar, determinar e prover recursos para a implementação e manutenção do sistema de gestão do Programa 5S e melhorar continuamente a sua eficácia.

 

5.3.2 Treinamento

 

As necessidades de treinamentos de pessoal devem ser identificadas e um método para providencia-los deve ser estabelecido. Deve-se considerar que o treinamento seja proporcionado a todos os níveis de pessoal dentro da empresa para garantir a efetiva implementação e manutenção do Programa 5S. Deve-se dar atenção particular à seleção e treinamento do pessoal recém contratado e do pessoal transferido para novas atribuições.

 

5.4 Realização do Programa 5S

 

5.4.1 Requisitos Gerais

 

A empresa deve estabelecer e manter procedimentos documentados que definam a forma de aplicação dos sensos de utilização, organização, limpeza, saúde e disciplina.

 

5.4.2 Senso de utilização

 

O pessoal deve separar o que é necessário do desnecessário para a realização das suas atividades, colocando o mais próximo possível do local de trabalho o que é usado constantemente, colocando um pouco afastado do local de trabalho o que é usado ocasionalmente e dispondo num outro local o que raramente é usado, mais ainda é necessário.

 

O que for considerado desnecessário deve ser descartado, podendo ser: vendido, sucateado, reciclado, doado, utilizado em outro setor ou jogado fora. Devem ser mantidos registros das atividades de descarte (ver 5.1.3).

Nota: Eliminar materiais em desuso das áreas ao redor das edificações da empresa.

 

5.4.3 Senso de organização

 

A empresa deve definir uma sistemática de arrumação de modo que o pessoal tenha a responsabilidade de colocar e manter os materiais e equipamentos sempre de forma definida e ordenada, facilitando o acesso aos mesmos.

 

A sistemática de arrumação deve incluir:

 

Separação e identificação de materiais e equipamentos individualmente ou em grupos;

Acesso facilitado para materiais e equipamentos que são mais utilizados; itens de c) à h)...;

Sinalização das áreas de acesso para facilitar o fluxo de pessoas, materiais e equipamentos.

Todas as atividades de melhoria na organização da empresa devem ser registradas (ver 5.1.3).

 

 

5.4.4 Senso de limpeza

 

A empresa deve definir uma sistemática de controle da limpeza de modo que o pessoal tenha a responsabilidade de manter suas áreas de trabalho e áreas de uso comum sempre limpas. O controle da limpeza deve incluir:

 

Fornecimento de materiais de limpeza para todo o pessoal, quando apropriado;

Manutenção da limpeza e conservação de piso, paredes, teto, vidros e cortinas; itens de c) à j)...;

Utilização de uma lista de verificação ou procedimento equivalente para controle da limpeza de locais importantes e de difícil acesso. Devem ser mantidos registros dessa atividade (ver 5.1.3).

Durante as atividades de limpeza, os funcionários devem observar atentamente os pontos de desgaste que se iniciam nos equipamentos e na edificação, notificando ao superior imediato, para tomada de ação corretiva ou preventiva (ver 5.5.4).

 

 

5.4.5 Senso de segurança e saúde

 

A empresa deve definir e documentar sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho.

 

A sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho deve incluir:

 

Adequação da quantidade e qualidade da iluminação e ventilação nos locais de trabalho;

Manutenção, conservação e proteção contra acidentes das instalações elétricas e hidráulicas;
Itens de c) à h)...;

Manutenção das áreas baixas com boa drenagem de forma a não proporcionar empoçamentos e alagamentos.

 

A sistemática para controle de segurança e saúde no local de trabalho para empresas que trabalham com manipulação de alimentos ou produtos farmacêuticos e saúde pública deve incluir também:

Implementação de sistemas adequados para tratamento de efluentes e poluentes atmosféricos;
Itens de l) à s)...;

Definição e documentação de procedimento para controle de pragas.

 

 

5.4.6 Senso de disciplina

A empresa deve definir e documentar as regras de disciplina do Programa 5S e divulgar para todo o pessoal.

 

As regras de disciplina devem incluir:

Cumprimento de normas e procedimentos internos;

Não juntar coisas desnecessárias nos locais de trabalho;

Manter os materiais ordenados e planejar diariamente os serviços a serem realizados;

Evitar sujar o ambiente de trabalho e caso suje, a responsabilidade da limpeza é de quem sujou;

Manter a higiene e segurança em relação a si próprio, aos colegas, à família e à empresa.

 

Nota: As regras de disciplina podem incluir também: a prática diária dos sensos de utilização, organização, limpeza, segurança e saúde por 10 a 15 minutos; não fumar em locais proibidos; desligar equipamentos/iluminação não necessários; não deixar resíduos de alimentos/bebidas no local de trabalho; não deixar torneiras/registros gotejando; realização de exames médicos periódicos; caso o funcionário apresente alguma lesão, avisar o superior imediato; utilização de uniforme limpo e completo; utilização correta de crachá de identificação individual, quando adotado pela empresa.

 

 

5.4.7 Senso de responsabilidade social

 

A empresa deve fornecer evidências do seu comprometimento com os princípios de responsabilidade social, mediante:

A não utilização e apoio em nenhuma circunstância a utilização de mão-de-obra infantil;
Itens de b) à f)...;

A multiplicação desses princípios através da comunicação e conscientização das partes interessadas: clientes, fornecedores, acionistas e comunidade.

 

 

5.5 Medição, análise e Melhoria

 

5.5.1 Auditoria interna

A empresa deve planejar e implementar auditorias internas, para verificar se as atividades do Programa 5S estão sendo mantidas conforme planejado.

As auditorias internas do Programa 5S devem ser executadas por pessoal independente daquele que tem responsabilidade direta área que está sendo auditada.

Os resultados das auditorias internas devem ser registrados e levados ao conhecimento do pessoal que tenha responsabilidade pela área auditada (ver 5.1.3). Os mesmos devem tomar ações corretivas (ver 5.5.4), em tempo hábil, para eliminar as causas dos possíveis problemas encontradas durante a auditoria.

 

5.5.2 Controle de não-conformidades

A empresa deve assegurar que as não-conformidades encontradas no Programa 5S sejam registradas (ver 5.1.3) e corrigidas para evitar sua reincidência. Os controles e as responsabilidades e autoridades relacionadas para lidar com a não-conformidade devem ser definidos em um procedimento.

 

5.5.3 Análise de resultados e melhoria

A empresa deve determinar, coletar e analisar dados apropriados para demonstrar a adequação e eficácia do sistema de gestão do Programa 5S e para avaliar onde melhorias contínuas podem ser realizadas. Isso deve incluir dados gerados como resultado do monitoramento e das medições do Programa 5S.

 

5.5.4 Ação corretiva e preventiva

A empresa deve estabelecer e manter procedimento documentado para implementar ações corretivas e preventivas.

As ações corretivas e preventivas devem ser tomadas para eliminar as causas dos problemas reais ou potenciais encontrados.

 

O procedimento para ação corretiva e preventiva deve incluir:

Investigação da causa do problema real ou potencial;

Determinação da ação corretiva ou preventiva necessária para eliminação das causas do problema real ou potencial;

Acompanhamento para a comprovação da eficácia das ações corretivas ou preventivas tomadas.

Manutenção de registros da ação corretiva ou preventiva tomada e comprovação da sua eficácia (ver 5.1.3).

 

Atuo com consultoria em diversos sistemas de gestão desde 1996 e é muito comum encontrar empresários e profissionais dizendo já ter praticado o programa 5S, porém todas as melhorias conquistadas foram se perdendo ao longo do tempo. Portanto, os maiores benefícios da certificação do modelo normativo de Sistema de Gestão do Programa 5S’s, são: a busca contínua por melhorias, a padronização das boas práticas e bons resultados já conquistados e a manutenção efetiva desse programa.

O modelo normativo apresentado está descrito por completo no meu novo livro Programa 5S - Qualidade Total nas Empresas, publicado nesse ano de 2014 e pode ser adquirido por meio do site www.brisot.com.br

 

 

Valério G. Brisot
Auditor APCER Brasil

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