O número de normas de sistemas de gestão aumentou muito desde a década de 1990 até aos dias de hoje, havendo atualmente mais de 40. As várias iniciativas da ISO e da IEC para harmonizar as normas resultaram no desenvolvimento de uma “Estrutura de Alto Nível” comum para todas as normas de sistema de gestão ISO, com vocabulário e texto principal comum. A estrutura de alto nível foi publicada inicialmente em 2012 como “Anexo SL” das Diretivas ISO, definindo os critérios que devem ser seguidos por todas as normas da ISO. Esta Estrutura de Alto Nível foi adotada posteriormente pela IEC, em 2019, para se tornar o "Anexo L" das diretivas da ISO/IEC.
Ao longo deste artigo são descritas experiências das várias normas de sistema de gestão na aplicação do “Anexo L” nos últimos 7 anos, os benefícios e as dificuldades encontradas, e os motivos que levaram à decisão, no final de 2018, de iniciar a respetiva revisão.
Experiências na aplicação do “Anexo SL” e “Anexo L” das Diretivas ISO/IEC
As experiências na aplicação do Anexo L podem ser divididas em duas categorias:
- Desenvolvimento de novas normas de sistema de gestão (como ISO 30401 para gestão de conhecimento, ISO 37001 para gestão anticorrupção, entre outras)
O Anexo L foi geralmente bem aceite no desenvolvimento de novas normas, fornecendo uma estrutura "pronta a usar", na qual a norma pode ser baseada. Traz vantagens tanto para os redatores de normas como para aqueles que desejam implementar a nova norma dentro da sua estrutura de sistema de gestão existente.
- Revisão das normas de sistemas de gestão existentes (como ISO 9001, ISO 14001, ISO/IEC 27001, e a revisão da OHSAS 18001 para se tornar ISO 45001).
A revisão de normas pré-existentes para incorporar a estrutura e o conteúdo do Anexo L não foi tão bem recebida pelos redatores de normas, principalmente por exigir mudanças significativas nas abordagens tradicionais adotadas pela ISO 9001 e ISO 14001 durante muitos anos. No geral, porém, foi bem acolhida pelos utilizadores finais, facilitando a integração de várias normas de sistema de gestão num único sistema de gestão.
1. Razões para a revisão do Anexo L
A formação do WTO e a consequente adoção do WTO Technical Barriers to Trade Agreement (WTO/TBT), obrigaram a ISO a garantir que as normas internacionais por ela desenvolvidas, adotadas e publicadas são globalmente relevantes - ou seja, as normas podem ser usadas e implementadas da forma mais ampla possível pelos setores afetados e outras partes interessadas nos mercados em todo o mundo.
O processo de Revisão Sistemática é a principal ferramenta da ISO para recolher essa informação e todas as normas publicadas são automaticamente submetidas a essa revisão a cada 5 anos. Os resultados da revisão podem dar origem às seguintes opções:
- Se a norma continuar a ser relevante e não precisar de melhorias, será reconfirmada por mais 5 anos, sem qualquer revisão;
- Se os resultados mostrarem que a norma não é amplamente usada em todo o mundo (em pelo menos 5 países), a sua relevância global é posta em causa e provavelmente será proposta para cancelamento/retirada;
- Se a norma ainda for considerada relevante, mas precisar de melhorias ou atualizações, será iniciado um processo de revisão.
Visto que o Anexo L não constitui uma norma (é apenas a base para todas as normas do sistema de gestão), o seu desenvolvimento não seguiu a abordagem tradicional adotada para outras normas. Foi desenvolvido por um Grupo de Trabalho do Joint Technical Coordination Group da ISO (“JTCG”), sob a responsabilidade geral do Conselho de Gestão Técnica, e não por uma única Comissão Técnica. Não estava, portanto, sujeito ao processo de revisão sistemática; em vez disso, foi realizada uma extensa pesquisa em 2017, entre os membros do Organismo Nacional de Normalização da ISO (representando os utilizadores nos respetivos países), e entre as Comissões Técnicas da ISO responsáveis pelas várias normas de sistemas de gestão. O JTCG analisou, também, os desvios do texto comum “Anexo L” adotado pelas Comissões Técnicas nos últimos três anos, bem como os pedidos de alterações editoriais e de outras naturezas. Recorreu-se à meta-análise de uma amostra das normas mais utilizadas para identificar alterações, adições e exclusões comuns. Como resultado, chegou-se a uma decisão do JTCG de levar a cabo uma revisão limitada ao Anexo L, a ser concluída até 2021, principalmente para melhorar os seguintes tópicos (conforme definido na Especificação do Projeto):
• Analisar e melhorar a harmonização sobre a forma como o tema do risco é abordado nas várias normas do sistema de gestão. Embora o Anexo L tenha incluído uma definição comum de "Risco" (diferente da definição da Norma de Gestão de Riscos ISO 31000) e introduzido o conceito de "Riscos e Oportunidades" no planejamento do sistema de gestão, o modo como cada norma de sistema de gestão individual os incorporou era diferente, estando a causar algumas confusões e inconsistências entre os utilizadores. Entre essas inconsistências, identificam-se:
- Algumas normas que divergem da definição de "Risco" do Anexo L e adotam a definição da ISO 31000;
- A ISO 9001, que adota o conceito de “pensamento baseado em risco”, que não chega a exigir que as organizações adotem uma abordagem completa de “gestão de risco”;
- A ISO 14001, que desenvolve uma definição composta separada de “Riscos e Oportunidades” que entra em conflito com a definição de risco noutras normas;
- A nova norma de sistema de gestão de segurança e saúde no trabalho, ISO 45001, que introduz a ideia de risco em diferentes níveis dentro de uma organização (nível estratégico/organizacional; nível tático e nível operacional);
- Ausência de aceitação generalizada, por parte dos redatores de normas de sistemas de gestão e os seus utilizadores, da definição de risco da ISO 31000 que inclui efeitos negativos e positivos da incerteza. Esta abordagem é contrária ao uso geralmente aceite da palavra "risco" como algo com um efeito negativo, que deve ser evitado ou mitigado.
• Analisar e considerar os seguintes tópicos que foram introduzidos por algumas normas, para verificar se podem ser aplicados genericamente a todas as normas do sistema de gestão:
- Governação
- Gestão da mudança
- Gestão de conhecimento organizacional / conhecimento
- Gestão de conformidade
- Resposta a emergências / contingências
- Contratação
• Assegurar uma utilização simples e consistente em todo o Anexo L, incluindo a aplicação dos seguintes termos:
- “aplicável", "relevante", "apropriado"
- “deve”, “deve considerar”, “deve ter em consideração”
- “resultados", "efeitos",
- “fatores", "questões"
• Quaisquer outras alterações deverão ser sujeitas a uma justificação "impacto / benefício", para evitar alterações desnecessárias
2. O processo de revisão
Em dezembro de 2018 foi criado pela ISO e pela IEC um grupo de trabalho específico (“JTCG TF14”) para conduzir o processo de revisão entre janeiro de 2019 e dezembro de 2020, para que o Anexo L revisto seja publicado na edição 2021 das Diretivas ISO/IEC. O Grupo de Trabalho é composto por especialistas nomeados pelos seguintes países membros da ISO/IEC e por comissões técnicas responsáveis pelas normas de sistemas de gestão:
• Países
|
o Argentina |
o França |
o Noruega |
|
o Austrália |
o Alemanha |
o Senegal |
|
o Bélgica |
o Gana |
o Singapura |
|
o Brasil |
o Irlanda |
o Suécia |
|
o Canadá |
o Israel |
o Suíça |
|
o China |
o Itália |
o Tanzânia |
|
o Colômbia |
o Jamaica |
o Trindade e Tobago |
|
o Chipre |
o Japão |
o Reino Unido |
|
o Equador |
o Países Baixos |
o EUA |
• Comissões Técnicas ISO/IEC
- ISO/TC 176 (ISO 9001 - Gestão da Qualidade)
- ISO/TC 207 (ISO 14001 - Gestão Ambiental)
- ISO/TC 210 (ISO 13485 - Dispositivos médicos)
- ISO/TC 232 (ISO 21001 - Serviços Educativos)
- ISO/TC 241 (ISO 37001 - Segurança Rodoviária)
- ISO/TC 251 (ISO 55001 - Gestão de Ativos)
- ISO/TC 262 (ISO 31000 - Gestão de Riscos)
- ISO/TC 267 (ISO 41001 - Gestão de Instalações)
- ISO/TC 283 (ISO 45001 - Gestão de segurança e saúde no trabalho)
- ISO/TC 286 (ISO 44001 - Gestão de relações comerciais colaborativas)
- ISO/TC 292 (ISO 22301 - Gestão de Continuidade de Negócio)
- ISO/TC 301 (ISO 50001 - Gestão de Energia)
- ISO/TC 309 (ISO 19600 - Gestão de Conformidade)
- ISO/TC 309 (ISO 37001 - Gestão de Anticorrupção)
- ISO/TC 34 (ISO 22000 - Gestão de Segurança Alimentar)
- ISO/TC 46 (ISO 30301 - Gestão de Arquivos/registos)
- ISO/TC 67 (ISO/ ISO 29001 - Gestão da Qualidade Indústria de Petróleo e Gás)
- ISO/IEC JTC 1/SC 27 (ISO 27001 - Segurança da informação)
- ISO/IEC JTC 1/SC 40 (ISO 20000 - Gestão de serviços de TI)
- ISO/CASCO (Comissão de Avaliação de Conformidade ISO)
A agenda para a revisão do Anexo L é a seguinte:
- Dezembro de 2018 - Nomeação de especialistas e do Convener do Grupo de trabalho (Nigel Croft)
- Janeiro 2019 - Reunião do Convener e Secretariado (NEN - Organismo Neerlandês de Normas)
- Fevereiro 2019 - 1ª Reunião do Grupo de Trabalho (Atlanta, EUA)
- Março a julho 2019 - reuniões via Web para discutir tópicos específicos relativos à revisão
- Julho 2019 - 2ª Reunião do Grupo de Trabalho (Viena, Áustria)
- Agosto 2019 - novembro 2019 - Circulação do 1º rascunho da revisão para comentários
- Janeiro 2020 - 3ª Reunião do Grupo de Trabalho (Sydney, Austrália)
- Fevereiro a maio 2020 - Circulação do 2º rascunho da revisão para comentários
- Junho 2020 - 4ª Reunião do Grupo de Trabalho (Cartagena, Colômbia)
- Junho a setembro 2020 - Circulação da versão final para votação formal
- Outubro 2020 - 5ª Reunião do Grupo de Trabalho (se necessário)
- Dezembro 2020 - Envio para a ISO e IEC, para incorporação nas Diretivas de 2021
Quando a revisão do Anexo L estiver concluída, todas as novas normas do sistema de gestão deverão aderir ao mesmo. As normas existentes não terão de passar por uma revisão específica para se alinharem com o novo Anexo L, mas serão obrigadas a alinhar-se quando forem revistas.
Nigel H. Croft
Membro do Conselho Consultivo APCER
