Diretora da Qualidade da Anoreg-Br fala com exclusividade a APCER Brasil sobre a ABNT NBR 15906 – norma de gestão empresarial para serviços notariais e de registro.
Os Cartórios prestam serviços essenciais à sociedade, e atestar a qualidade dos serviços notariais e de registro é essencial, por isso, a Comissão de Estudo Especial de Gestão Empresarial Cartorária (ABNT/CEE-148) elaborou a ABNT NBR 15906.
A norma estabelece uma certificação com requisitos de âmbito legal, gestão socioambiental, saúde e segurança ocupacional, demonstrando que o Cartório gerencia seus processos com qualidade. Em 2021, recebeu uma atualização que integra a norma com as internacionais ISO 9001 (Gestão da Qualidade), ISO 14001 (Gestão Ambiental), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacionais) e SA 8000 (Responsabilidade Social) – reduzindo custos e ampliando a melhoria contínua na prestação de serviços.
Para enriquecer o conteúdo sobre o tema, a APCER conversou com a tabeliã, registradora e diretora da Qualidade e Produtividade da Anoreg-BR e coordenadora do Prêmio Nacional de Qualidade dos Cartórios Extrajudiciais da Anoreg-BR (PQTA), Maria Aparecida Bianchin.
A ANOREG-BR congrega mais de 13 mil cartórios distribuídos em todos os estados, municípios brasileiros e na maioria dos distritos, trazendo garantia de autenticidade, segurança e eficácia aos atos jurídicos. A entidade nacional tem legitimidade, pelos poderes constituídos, para representar todas as especialidades em qualquer instância ou tribunal.
Leia abaixo a entrevista na íntegra:
APCER – Quais as vantagens da implementação da ABNT NBR 15906 nos serviços notariais e registrais?
Maria Aparecida Bianchin – A principal vantagem em aderir e implementar a NBR ABNT 15906/2021, consiste na possibilidade do notário e registrador gerir administrativamente e financeiramente os serviços notariais e de registro, inclusive no que diz respeito às despesas de custeio, investimento e pessoal, estabelecimento de normas, condições e obrigações relativas à atribuição de funções e de remuneração de seus prepostos de modo a obter a melhor qualidade na prestação dos serviços. São muitos os desafios enfrentados diariamente, e a melhor maneira de enfrentá-los com vistas a resultados exitosos, é a adoção de métodos e técnicas de administração, planejamento estratégico que contemple ações imediatas e mediatas, com missão definida e visão de longo alcance, identificação dos gargalos, pontos fortes e fracos, realizar o mapeamento de riscos, começando uma atuação preventiva.
Mas as vantagens/benefícios não se restringem à padronização do processo da serventia, tendo repercussão em todo o processo de desenvolvimento da região. Dentre estes benefícios podem-se destacar:
• Ampliação dos limites: a serventia deixa de atuar como receptora passiva de propostas de serviços para operar de forma integrada com outros ambientes e mecanismos de inovação. Com isso, os recursos são otimizados e os resultados ampliados de maneira expressiva;
• Visibilidade: os processos e resultados da serventia tornam-se mais visíveis tanto para o governo quanto para a comunidade em geral. Com isso, ocorre um aumento da consciência quanto ao papel da serventia no desenvolvimento da região;
• Transparência: os processos e critérios utilizados pela serventia tornam-se amplamente disponíveis para todas as partes interessadas;
• Qualidade: ao invés de alternar entre sucessos e fracassos, a serventia passa a gerar processos com um padrão mínimo de qualidade, reduzindo o nível de variabilidade na obtenção de sucessos das Serventias apoiadas.
APCER – Quais os benefícios para os clientes que utilizam os serviços de um Cartório que implantou uma gestão baseada nos processos da ABNT NBR 15906?
Maria Aparecida Bianchin – A conjugação de simplicidade, criatividade e praticidade, com uso inusitado dos recursos disponíveis melhora e/ou aperfeiçoa o processo de gestão, implementação e no desenvolvimento dos serviços. Assim, os usuários e consumidores dos nossos serviços recebem atendimentos céleres e com padronização, ou seja, a gestão de cartório baseada nos processos da NBR 15906, conduz à agilidade nas atividades, eliminando rotinas e exigências desnecessárias, aumentando a segurança jurídica e a satisfação da nossa clientela.
APCER – A digitalização dos processos feitos em Cartório é feita com maior eficiência com a certificação ABNT NBR 15906?
Maria Aparecida Bianchin – Sim, sem dúvida nenhuma. São muitos os desafios para a digitalização e informatização de todos os cartórios brasileiros, e a NBR 15906, conciliada aos dispositivos legais e normativos, permite avanços. Oportunidades de melhoria sempre são bem-vindas.
APCER – Fale um pouco da integração da ABNT NBR 15906 requisitos internacionais, como as certificações ISO 9001 (Gestão da Qualidade), ISO 14001 (Gestão Ambiental), ISO 45001 (Saúde e Segurança Ocupacionais) e SA 8000 (Responsabilidade Social)?
Maria Aparecida Bianchin – A ideia de criar a 15906 no formato que ela tem hoje, deu-se com o objetivo de harmonizá-la com a ISO 9001, 14001, 45001 e SA 8000. Portanto, com a 15906 implementada, automaticamente se implementa os requisitos dessas outras normas, reduzindo custos.
APCER – A ABNT NBR 15906 é requisito para participar do Prêmio de Qualidade Total Anoreg/BR (PQTA)?
Maria Aparecida Bianchin – Sim, é requisito, porque toda checklist do PQTA está baseada na 15906/2021.
APCER – Quais são os impactos ambientais que um cartório pode reduzir com a norma?
Maria Aparecida Bianchin – Redução na geração de resíduos e uso consciente dos recursos naturais, além do aumento da consciência/compromisso com a responsabilidade e sustentabilidade ambiental.
APCER – Um estudo da revista “Cartórios com Você” mostra que o Cartório participante do PQTA e investidor em qualidade tem maior índice de faturamento em relação a outros do mesmo porte, seja pelo critério de rentabilidade por funcionário ou faturamento por habitante. Podemos dizer que ABNT NBR 15906 otimiza o tempo dos trabalhos realizados pelos funcionários?
Maria Aparecida Bianchin – Sim, porque haverá maior organização, padronização, treinamento, o pessoal tem objetivos e metas para cumprir, tem indicadores que monitoram.
Nem sempre há um aumento de faturamento, mas, sim, uma diminuição de custos, melhorando a lucratividade. Melhora a eficiência do Cartório, exercendo as mesmas atividades com menos custos.
APCER – Como a norma trabalha para a melhoria contínua dos cartórios certificados por ela?
Maria Aparecida Biachin – Nenhuma norma de sistema de gestão possui obrigatoriedade de certificação, contudo, mantemos o requisito de certificação no PQTA, como condição para premiação nas categorias ouro e diamante, porque há uma avaliação/auditoria por um terceiro, creditado, trazendo maior credibilidade. A norma 15906 trabalha com o PDCA, ou seja, você faz um planejamento, executa o planejado, checa os pontos que foram atingidos com sucesso e outros que não e, após isso, são criados planos de ação para melhorar, gerando um ciclo contínuo de melhoria.
APCER – Qual a periodicidade ideal para a renovação da certificação?
Maria Aparecida Bianchin – Normalmente, de três em três anos. Você tem uma auditoria de certificação e, após, são dois anos de manutenção e no 4º ano, você faz a recertificação, com ciclos de três anos.
